毕业生档案是记录个人学历、政治面貌、品德作风、个人经历、工作情况等方面的原始记录，具有凭证、依据和参考的作用。对于高校毕业生来说，真正能证明学习经历的就是档案，档案里面有各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、党团材料。“这些都是原始材料，不可复制”，同时，档案在个人升学深造、报考公务员、专业技术职务晋升、各类政审、确定退休待遇等方面也“不可或缺”，很多企事业单位招聘也以档案记载作为甄选人才的重要依据。

由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地。

为方便广大毕业生顺利快捷的领取到自己的档案，外国语新学院就业处定期通过EMS邮寄留存在学校的毕业生档案，毕业生领取档案只需要三步：